Электронная торговая площадка соединяет Australian Wine с остальным миром

Австралия славится своими живописными виноградниками и выдающимися винами. Недаром международные компании уже много лет закупают вина именно здесь. В связи с закрытием границ из-за пандемии COVID-19 участники винного сообщества Австралии утратили возможность посещать торговые выставки за рубежом. С учётом того, что рынок Китая тоже был практически закрыт из-за роста тарифов, перед Wine Australia встала необходимость искать новые возможности для участия в международной торговле. 

"В связи с отменой всех мероприятий в 2021 году мы отчаянно нуждались в решении, которое позволило бы сохранить экспорт вина и не растерять торговые связи," — говорит Брук Билз (Brooke Beales), операционный менеджер по международному маркетингу Wine Australia. Проработав 25 лет на посту руководителя высшего звена, г-жа Билз уверенно участвует в развитии и поддержке винодельческой отрасли Австралии. Её опыт в налаживании и оптимизации процессов, систем и отчётности помогает проводить маркетинговые кампании и достигать всех поставленных стратегических целей. 

Г-жа Билз тесно сотрудничает с Дреа Хол (менеджер, международный маркетинг и развитие бренда). Многофункциональная команда из 23 маркетологов из разных стран оказывает поддержку 65 винным регионам Австралии и управляет жизненным циклом продаж. "В вине очень много внимания уделяется внешнему виду, аромату и вкусу. За каждым виноградарем и виноделом стоит многолетняя история", — говорит г-жа Хол. С прекращением поездок команда направила все усилия на создание торговой площадки, благодаря которой передовые производители вина в Австралии продолжают вести бизнес с иностранными компаниями. 

Эффективное решение для развивающегося рынка

После семи лет работы на текущей должности г-жа Билз впервые столкнулась со Smartsheet при стандартизации процессов управления мероприятиями в Wine Australia. Множество серверов по всему миру, различные уровни компетенции сотрудников, более 150 запланированных мероприятий в разных странах — для всего этого требовалась надёжная и не слишком дорогая платформа, которая обеспечивала бы удобство совместной работы и обмена данными. Несмотря на изначальный опыт работы со Smartsheet как с инструментом управления проектами, г-жа Билз смогла по достоинству оценить его эволюцию: "Мы развивались параллельно".

Сейчас Wine Australia — это система, которая в состоянии обеспечить все свои операционные и маркетинговые нужды. От комплексных многомиллионных кампаний до распределения ресурсов и планирования бюджета — в рамках Smartsheet можно с помощью панели мониторинга назначать задачи и обмениваться ссылками с участниками рабочих групп. "Это буквально мозговой центр наших операций. При этом данные отображаются в простом и доступном для понимания виде", — говорит г-жа Холл. 

Виртуальная платформа с удобными методами подключения

Поскольку перед проектом стояли такие амбициозные цели, как проведение мероприятий и создание мощного инструмента поиска, который бы позволил участникам управлять своими профилями, скоро стало очевидно, что единого технического решения не существует. Изучив доступные решения и проведя консультации с крупнейшими участниками проекта, организация Wine Australia сформировала запрос со своим видением решения.  На базе этого запроса партнёрское агентство разработало виртуальную платформу для интеграции со Smartsheet. Так появилось решение CONNECT. 

Australian Wine Connect — это круглосуточная виртуальная витрина, где любой участник международного винного сообщества может познакомиться с виноделием Австралии и по достоинству оценить уровень предлагаемых услуг. Переоценить значимость этой интерактивной платформы для австралийского вина невозможно.

Впервые зарегистрировавшись в Smartsheet, г-жа Холл была очень впечатлена: "Smartsheet — основа нашей торговой площадки. Мы смогли создать динамичную платформу, которая объединяет мировое винное сообщество". 

Перед г-жой Билз и г-жой Хол стояла непростая задача — организовать цифровое взаимодействие с пользователями на том же уровне, что и при посещении винотеки или хозяйства. Как помочь покупателю составить заказ, если он не может приехать лично? 

"Для нас самый важный показатель — это число контактов, которые нам удалось наладить в течение года, — говорит г-жа Хол. — Наши покупатели не ходят между стендами на выставках, а задают чёткие параметры поиска нужных им товаров. Они также могут сохранять свои заметки в системе CONNECT". 

Динамическое представление обеспечивает преимущества всем участникам

В ходе оптимизации поиска г-жа Билз создала динамическое представление с более простыми правилами взаимодействия, подсказками при поиске и настраиваемой системой доступа к конфиденциальной информации. "Винодельни успешно осваивают Smartsheet, они отправляют в систему подробные сведения, необходимые для проведения мероприятий," — говорит г-жа Билз. Помимо полезных функций динамического представления, участники используют формы и панели мониторинга для добавления новых данных и управления ими.  Smartsheet берёт на себя техническую сторону подготовки к торговым выставкам, и это позволяет винодельням сконцентрироваться на заключении сделок. 

Самостоятельно контролируя ввод данных, производители вина существенно экономят время сотрудникам Wine Australia. "В системе CONNECT хранятся огромные объёмы данных. Нам не приходится их вводить — мы занимаемся только их проверкой", — говорит г-жа Билз.

Инновационные возможности подключения и высокий уровень обслуживания

Несмотря на растущие надежды на возвращение в 2022 году хоть в каком-то виде путешествий и "живых" мероприятий, Wine Australia не планирует сокращать масштабы платформы CONNECT. "Девиз нашей команды — все дороги ведут в CONNECT, — говорит г-жа Хол. — Более 300 виноделен и 3000 наименований — это отличный фундамент для создания прочных связей. А CONNECT обеспечивает высокое качество услуг". 

Г-жа Билз и г-жа Хол не скрывают восторгов, рассуждая о перспективах работы со Smartsheet. "У нас есть подробный план оптимизации функций платформы", — говорит г-жа Билз. Г-жа Хол рассказывает о стремлении усовершенствовать процессы анализа и о планах использовать диаграммы Smartsheet для отчётности по ключевым параметрам производительности, а также о создании дополнительных инструментов автоматизации. "Конечно, это повлияло и на работу внутри организации. Мы постоянно думаем об улучшениях", — говорит она. 

Платформа Smartsheet создала эффективные логистические решения с централизованной системой транспортировки продукции за океан. Раньше производители самостоятельно занимались отправкой товаров и трудоёмкими процессами оформления таможенных документов. Теперь Wine Australia собирает все грузы в одном порту и с помощью Smartsheet регистрирует всю необходимую информацию о перевозках и ключевые данные сертификатов о происхождении. 

Недавняя проверка Национального аудиторского управления Австралии показала отличные результаты, и, по мнению г-жи Билз, в этом заслуга Smartsheet и отдела маркетинга. "Если бы не стало Smartsheet — вот это был бы настоящий кризис!"

Из всех своих достижений г-жа Билз больше всего ценит созданную всего за 12 недель платформу CONNECT на базе Smartsheet и подключение австралийских виноделов к мировому рынку. "Без Smartsheet ничего бы не вышло. Я с гордостью смотрю на сложность решённой нами задачи".