Smartsheet помогает компании Box эффективно управлять крупными мероприятиями

Организовать корпоративное мероприятий — это больше, чем просто забронировать помещение и пригласить выступающих. Добавьте сюда 10 000 человек, четыре страны и 39 миллионов пользователей. Теперь вы представляете, с чем каждый день имеет дело Кэтлин Кастайллик, старший директор по глобальным мероприятиям в Box.

Для организации таких мероприятий, как Boxworks и Box Dev, Кастайллик нужен был инструмент, отвечающий сразу нескольким требованиям. Во-первых, он должен быть мобильным, потому что мероприятия и рабочие группы, которые их проводят, не ограничены территорией компании. Он также должен быть масштабируемым: рабочая группа Кастайллик немногочисленна, а бюджеты, графики и сроки большие. Наконец, он должен обеспечивать ясный план реализации проекта, снимая с рабочей группы ряд логистических задач.

Решением для этих и других проблем стала платформа Smartsheet. Кастайллик следит за всеми аспектами подготовки с лёгкостью и без лишней спешки.

Управление сложными проектами

«Когда приступаешь к планированию такого сложного мероприятия, всегда думаешь: "Как мне связать всё это вместе?", и этот момент становится очень важным», — говорит Кастайллик.

Решение представляет собой централизованное хранилище контента. Эта задача может показаться простой, но на самом деле обеспечить ясное и связное представление всех докладчиков и их основных тезисов чрезвычайно сложно. С помощью Smartsheet Кастайллик визуализирует порядок выступления докладчиков и следит за материалами. Она использует наложение календаря, чтобы разработать план, и добавляет материалы каждого докладчика в соответствующую строку. Она также может использовать интеграцию Smartsheet с Box: создавать примечания Box Note в папке, а затем встраивать в Smartsheet ссылку на них.

Постоянно в курсе происходящего

«С приближением мероприятия, в самый разгар планирования, мне приходилось постоянно быть на выезде, но при этом нужно было оставаться в курсе подготовки», — говорит Кастайллик.

Мобильное приложение Smartsheet позволяет рабочей группе Кастайллик эффективно и быстро отслеживать статус выполнения задач и устраняет необходимость в регулярных собраниях с заинтересованными лицами. Благодаря этому она может находиться в гуще дел, сохраняя при этом доступ к актуальной информации в любое время и отовсюду.

Единый источник достоверной информации

«Мы всегда начинали планирование BoxWorks в таблицах Excel, а затем переходили к спискам дел. У меня был документ Word с двумя столбцами и с текстом, набранным шрифтом 8-го кегля, который я распечатывала по понедельникам. Я должна была хранить архивную версию списков дел, которые я веду, в одном удалённом месте, к которому есть доступ у других людей», — говорит Кастайллик.

У Кастайллик не было возможности архивировать информацию о сотнях задач, которые накопились за четыре года её работы на должности и в ходе организации пяти мероприятий BoxWorks. В Smartsheet Кастайллик смогла лаконично упорядочить списки дел и архивировать их для совместного доступа в настоящем и будущем.

«Всегда забываешь что-то такое важное, что, кажется, просто невозможно упустить», — признаётся Кастайллик. Smartsheet не даёт этому произойти, ведь здесь воедино собраны все детали: материалы, календари, докладчики, участники маркетинговой рабочей группы, графики публикаций в прессе. Проведение мероприятия означает наличие огромного множества деталей, которые должны быть как-то связаны друг с другом. Smartsheet позволяет собрать всё воедино. Благодаря этому я в дальнейшем экономлю несколько дней планирования».